Importancia del Seguimiento y Valoración en Proyectos de Digitalización

La digitalización se ha convertido en piedra angular para el crecimiento y la competitividad en el entorno empresarial actual, y para que los proyectos de digitalización en las Pymes logren un impacto sostenible a largo plazo, es esencial prestar atención especial a la fase de seguimiento y valoración. Esta etapa, a menudo subestimada, desempeña un papel crítico en la maximización de los beneficios y la gestión de los riesgos asociados con la transformación digital.

Importancia Estratégica de la Fase de Seguimiento y Valoración

La ejecución exitosa de un proyecto de digitalización no culmina con la implementación de las soluciones tecnológicas. Al contrario, la fase de seguimiento y valoración que se inicia con la utilización efectiva de las nuevas soluciones, representa una oportunidad clave para medir y evaluar el impacto real en los resultados en la operación. Además, de brindar la posibilidad de ajustar estrategias, asegurar la sostenibilidad, y adaptarse a las dinámicas del mercado y las necesidades empresariales, entre otras. Permitiendo a las Pymes:

• Comprobar que el proyecto está cumpliendo sus objetivos: Que abarca objetivos de negocio, como aumentar las ventas, reducir los costes o mejorar la eficiencia. Al igual que objetivos de digitalización, como mejorar la conectividad, aumentar el uso de datos, y/o mejorar la colaboración y comunicación interdepartamental.

• Identificar áreas de mejora: Ayuda a identificar áreas en las que el proyecto puede ser mejorado, contribuyendo con la eficacia e integración del proyecto.

• Adaptar el proyecto a las necesidades cambiantes: El mundo digital y los entornos de negocio están en constantes cambios, permitiendo la adaptación del proyecto para ofrecer alternativas a las necesidades cambiantes que impactan a la empresa y/o al mercado.

Impacto a largo plazo

El seguimiento y valoración del impacto del proyecto también tiene una derivada a largo plazo que prepara a las organizaciones para gestionar oportunidades que les permitan:

• Aprovechar las oportunidades de digitalización: Identificar nuevas oportunidades de digitalización que favorezcan la competitividad y crecimiento.

• Reducir los riesgos: Identificar y mitigar los riesgos asociados a la digitalización que protegen su inversión y evitan pérdidas.

Stakeholders Claves y su Participación

En esta fase, la participación de los stakeholders es fundamental, desde los equipos de TI hasta los líderes operativos y los empleados, cada parte interesada desempeña un papel crucial en la recopilación y análisis de datos, así como en la identificación de oportunidades y desafíos emergentes, destacando:

• El equipo directivo. Responsables de liderar esta fase, la definición de las estrategias de la empresa, la implementación de la iniciativa de digitalización, y de garantizar la alineación continua de los objetivos digitales con la visión empresarial. Es esencial el compromiso del equipo directivo con el seguimiento y valoración del impacto del proyecto.

• El equipo de proyecto. Responsables de la ejecución de la iniciativa de digitalización. Es importante que estén involucrados en el seguimiento y valoración del impacto del proyecto para garantizar que se recopilan los datos correctos y se toman las medidas necesarias para mejorar el proyecto.

• Los usuarios finales. Como usuarios de los sistemas y procesos digitalizados, su participación es clave para garantizar que sus necesidades son consideradas, la tecnología cumple con las necesidades operativas, y mejora la experiencia del usuario y la productividad.

Oportunidades, Beneficios, Riesgos y Amenazas Asociados a la Fase

La recurrencia de la fase de seguimiento y valoración presenta una serie de oportunidades y beneficios que permiten adaptarse proactivamente a las cambiantes condiciones del mercado, identificar oportunidades de innovación y optimización, y garantizar una mayor alineación con los objetivos comerciales.

Sin embargo, también conlleva riesgos y amenazas como la falta de atención a esta etapa que puede resultar en la obsolescencia de las soluciones digitales, pérdida de competitividad y la incapacidad para aprovechar nuevas oportunidades tecnológicas y/o de negocio. Entre las que destacan:

Oportunidades

• Avanzar en el reconocimiento de los beneficios de la digitalización. Las tareas permiten a la empresa comprender los beneficios que la digitalización aporta, facilitando la justificación de la inversión en digitalización y aumentando el apoyo de todas las partes interesadas.

• Identificar nuevas oportunidades de mejora. Esta fase permite a la empresa identificar nuevas oportunidades de mejora en su estrategia de digitalización, que permiten mejorar su competitividad y aumentar su rentabilidad.

Beneficios

• Mejora de la eficiencia y la eficacia de la empresa. Puede ayudar a mejorar la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos digitales, optimizando la estructura de costos e incrementando ingresos.

• Mejora de la satisfacción de los clientes. Permite mejorar la satisfacción de los clientes, contribuyendo a la fidelización y captación de nuevos.

Riesgos

• Costes adicionales. Puede generar costes adicionales para la empresa que se deben ponderar para decidir la estrategia optima para la recurrencia en esta fase del proyecto.

• Resistencia de los stakeholders. La recurrencia de la fase puede generar resistencia, por lo que es esencial diseñar una estrategia de comunicación participativa que informe de los beneficios del seguimiento y valoración.

Amenazas

• Impacto de pasarla por alto. Si no se realiza, puede provocar la pérdida de beneficios de la digitalización y desmotivación de las personas involucradas.

• Duración Infinita. La recursividad de la fase sin planes y estrategias claras de ejecución puede conducir a la frustración de los stakeholders.

Capacidades Organizacionales y Necesidad de Apoyo Externo

Aunque las organizaciones pueden desarrollar capacidades internas para gestionar la fase de seguimiento y valoración, la complejidad y dinámica del entorno digital sugieren que el apoyo externo puede ser beneficioso. Expertos en consultoría digital pueden aportar conocimientos especializados, mejores prácticas y una perspectiva objetiva, asegurando una evaluación imparcial, integral y exhaustiva del proyecto.

Los Elementos Culturales y la Participación de los Niveles Gerenciales

La cultura organizacional desempeña un papel crucial en el éxito de esta fase, una cultura enfocada en las personas que fomente la adaptabilidad, innovación y la transparencia, facilita la recopilación efectiva de datos, participación y la implementación de mejoras continuas.

La participación activa de los niveles gerenciales con su liderazgo, establecen el tono sobre la relevancia integral de la digitalización y refuerzan valores de la cultura como la innovación y la mejora continua.

Generar un entorno de colaboración estrecha y comunicación abierta aseguran una comprensión holística de los resultados y desafíos del proyecto, donde la retroalimentación continua de los usuarios finales, combinada con el análisis de datos, permiten ajustes estratégicos más precisos y oportunos.

Información Adicional para Avanzar en la Fase de Seguimiento y Valoración

Además de los datos operativos y financieros, es crucial considerar dinámicas que faciliten integrar en la valoración de los proyectos la retroalimentación cualitativa de los usuarios finales, la generación de métricas de satisfacción del cliente y el análisis de la competencia. Incorporar estas perspectivas adicionales proporciona una visión más integral y permite una toma de decisiones mejor informadas, que consideren en los ajustes estratégicos y se comparta a toda la organización.

La fase de seguimiento y valoración en proyectos de digitalización es esencial para garantizar un impacto sostenible y maximizar los beneficios a lo largo plazo. La participación activa de los stakeholders, la cultura organizacional adecuada y la combinación optima de datos cualitativos y cuantitativos son elementos críticos para el éxito continuo de este viaje digital. La inversión en esta fase no solo garantiza la adaptabilidad a las dinámicas del mercado, sino que también posiciona a la empresa para la excelencia operativa en las dinámicas de la era digital.